Vault4Docs

Indice
Funzionalità - Nuovo da template
Funzionalità - Controlla area di lavoro
Funzionalità - Copia proprietà
Funzionalità - Opzioni
Funzionalità - Opzioni 2
Funzionalità - Opzioni utente
Versioni

 

OT Vault4Docs è un’addin per Autodesk Vault dedicato a chi ha la necessità di utilizzarlo per gestire  la documentazione di ufficio e  file generici , duplicare le strutture di  cartelle,  gestire il contenuto /sincronizzazione dell’area di lavoro locale  e trasferire le proprietà tra cartella-file o cartella-cartella.

 

Le funzionalità che vi sono contenute facilitano:

 

La configurazione del suo comportamento è regolato da una gestione ben strutturata

OT Vault4Docs è disponibile per Autodesk Vault Workgroup, Vault Collaboration e Vault Professional.

 

Funzionalità - Nuovo da template

Il comando Nuovo da template permette di creare :

Si accede al comando dal menu contestuale (tasto destro sulla cartella in cui inserire il nuovo file/cartelle), nel gruppo di comandi OT Vault4Docs Menu; in alternativa, una volta selezionata la cartella lo si trova nella barra degli strumenti di Vault di nome OT Vault4Docs Menu.

L’albero sinistra della finestra elenca i modelli disponibili nella cartella di Vault definita dall’amministratore. Dopo aver selezionato un modello :

 

Per l’indicazione della cartella di Vault da cui scegliere i modelli, la configurazione delle Proprietà utente e la configurazione della schema di numerazione, fate riferimento ai paragrafi Opzioni e Opzioni utente.

 

Funzionalità - Controlla area di lavoro

Il comando Controlla area di lavoro, a partire da una cartella di Vault, fa la scansione dei file che l’utente ha nella cartella di lavoro e ne verifica lo stato in vault; i file quindi posso risultare non ancora archiviati, allineati con vault, estratti e modificati, estratti e non modificati, ecc.

Per ognuno di questi stati l’utente sceglie qual è l’azione di default da applicare ai file; ad esempio: tutti i file non ancora archiviati di default verranno archiviati.

A partire da queste azioni di default, poi, l’utente può modificare l’azione da applicare per ogni singolo file, andando a sceglierla dal menu a tendina corrispondente.

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Si accede al comando dal menu contestuale (tasto destro sulla cartella o sul file da compilare), nel gruppo di comandi OT Vault4Docs Menu; in alternativa, una volta selezionato il file o la cartella lo si trova nella barra degli strumenti di Vault di nome OT Vault4Docs Menu.

Appena si lancia il comando parte la scansione dei file che verifica lo stato dei file e presenta le azioni di default. L’utente ha la possibilità di cambiare le proprie azioni di default accedendo, tramite il pulsante Opzioni, alla finestra illustrata qui a fianco. Qui, per ogni stato dei file in vault, si può scegliere qual è l’azione che verrà proposta di default. Nella sezione in basso, l’utente può richiedere di cancellare le cartelle vuote, se alla fine dell’elaborazione ce ne fossero.

Tornando alla finestra principale del comando, con i due pulsanti in alto a sinistra l’utente può scegliere di visualizzare i dati in forma di lista o di struttura a cartelle. La visualizzazione può essere anche filtrata escludendo la visualizzazione dei file archiviati ed allineati al Vault (pallino bianco) togliendo il segno di spunta da “Visualizza file archiviati”.

Cambiando la voce selezionata dal menu a tendina nella colonna Azione, l’utente può scegliere di modificare l’azione da applicare ad uno specifico file.

Una volta scelte le opzioni da applicare, il pulsante OK fa partire l’esecuzione delle azioni scelte. Un messaggio confermerà il corretto completamento dell’operazione
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Funzionalità - Copia proprietà

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Il comando Copia proprietà permette di trasferire le proprietà da una cartella di vault ad un file o da una cartella all’altra.

Si accede al comando dal menu contestuale (tasto destro sulla cartella o sul file da compilare), nel gruppo di comandi OT Vault4Docs Menu; in alternativa, una volta selezionato il file o la cartella lo si trova nella barra degli strumenti di Vault di nome OT Vault4Docs Menu.

Il campo “Copia da” indica la cartella da cui verranno lette le proprietà; di default è la cartella che contiene il file o la cartella selezionata. Con il tasto Sfoglia (…) si può scegliere di leggere le proprietà da un’altra cartella.

Nelle due griglie vengono presentate le proprietà della cartella indicata e le proprietà specifiche definite dall’utente. Vengono elencate solamente le proprietà in comune tra la cartella selezionata e l’oggetto da compilare; se infatti la cartella ha una proprietà compilata che, per la categoria del file da compilare, non è disponibile, essa non sarà visibile nella lista.

Per la configurazione delle Proprietà utente, fate riferimento ai paragrafi Opzioni e Opzioni utente.

Nella colonna Valore delle due tabelle è possibile modificare i campi che popoleranno le proprietà del file. Il pulsante “Leggi proprietà” forza la rilettura delle proprietà dalla cartella selezionata. Il pulsante OK conferma il comando. Un messaggio confermerà il corretto completamento dell’operazione.

 

Funzionalità - Opzioni

La finestra delle opzioni permette all’amministratore di impostare delle regole di funzionamento di OT Vault4Docs comuni per tutti gli utenti.

Si accede al comando dalla barra degli strumenti di Vault di nome OT Vault4Docs Menu. L’accesso alle opzioni è controllato dalla scheda Protezione. Al primo accesso o se nella scheda protezione non c’è nessuna impostazione, possono accedere tutti gli utenti con diritti amministrativi in Vault.

Una volta entrato nel pannello delle opzioni, nella scheda Protezione l’amministratore può aggiungere ulteriori utenti che, in questo modo avranno il diritto di accesso in lettura o scrittura alle opzioni.

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Nella scheda Generali, la scheda Proprietà utente permette all’amministratore di indicare quali proprietà dei documenti saranno specifiche per ogni utente. Ad esempio: se si decide che in ogni documento ci siano le proprietà che indicano il nome, il ruolo, l’email e la sede dell’utente, l’amministratore può inserirle indicando nel campo “Intestazione proprietà” l’etichetta che verrà proposta all’utente e nel campo “Nome proprietà” l’effettivo nome della proprietà in Vault.

In questo modo ogni utente, tramite le Opzioni utente, potrà inserire le sue informazioni personali con cui verranno contrassegnati i documenti che produrrà.

Nella sezione File di log, l’amministratore indica il file su cui verranno scritte le operazioni e gli eventuali errori del programma. La tracciatura del log può essere abilitata o disabilitata con l’apposito flag.

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Nella scheda Modelli l’amministratore imposta la cartella che, insieme alle sue sottocartelle, conterrà :

  • per il file : i file modelli di riferimento per la creazione di nuovi documenti.
  • per la cartelle : le strutture cartelle di riferimento per la creazione di nuove albero cartelle.

Sempre all’interno di questa scheda Modelli, è possibile anche impostare la schema di numerazione per i file o cartelle partendo da una lista esistente nel Vault. La creazione o la cancellazione della schema avviene tramite la gestione del Vault stesso (menu Vault : Strumenti → Amministrazione→ Impostazioni Vault)

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Funzionalità - Opzioni 2

La finestra delle opzioni permette all’amministratore di impostare delle regole di funzionamento di OT Vault4Docs comuni per tutti gli utenti.

Si accede al comando dalla barra degli strumenti di Vault di nome OT Vault4Docs Menu. L’accesso alle opzioni è controllato dalla scheda Protezione. Al primo accesso o se nella scheda protezione non c’è nessuna impostazione, possono accedere tutti gli utenti con diritti amministrativi in Vault.

Una volta entrato nel pannello delle opzioni, nella scheda Protezione l’amministratore può aggiungere ulteriori utenti che, in questo modo avranno il diritto di accesso in lettura o scrittura alle opzioni.

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Nella scheda Generali, la scheda Proprietà utente permette all’amministratore di indicare quali proprietà dei documenti saranno specifiche per ogni utente. Ad esempio: se si decide che in ogni documento ci siano le proprietà che indicano il nome, il ruolo, l’email e la sede dell’utente, l’amministratore può inserirle indicando nel campo “Intestazione proprietà” l’etichetta che verrà proposta all’utente e nel campo “Nome proprietà” l’effettivo nome della proprietà in Vault.

In questo modo ogni utente, tramite le Opzioni utente, potrà inserire le sue informazioni personali con cui verranno contrassegnati i documenti che produrrà.

Nella sezione File di log, l’amministratore indica il file su cui verranno scritte le operazioni e gli eventuali errori del programma. La tracciatura del log può essere abilitata o disabilitata con l’apposito flag.

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Nella scheda Modelli l’amministratore imposta la cartella che, insieme alle sue sottocartelle, conterrà :

  • per il file : i file modelli di riferimento per la creazione di nuovi documenti.
  • per la cartelle : le strutture cartelle di riferimento per la creazione di nuove albero cartelle.

Sempre all’interno di questa scheda Modelli, è possibile anche impostare la schema di numerazione per i file o cartelle partendo da una lista esistente nel Vault. La creazione o la cancellazione della schema avviene tramite la gestione del Vault stesso (menu Vault : Strumenti → Amministrazione→ Impostazioni Vault)

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Funzionalità - Opzioni utente

La finestra delle opzioni utente permette ad ogni utente di inserire le sue informazioni nei campi del documento predisposti dall’amministratore.

Nell’esempio in figura, l’utente, inserendo il suo nome, ruolo, indirizzo email e sede, farà sì che ogni documento su cui si useranno i comandi Copia proprietà o Nuovo da template verrà corredato delle sue informazioni.

Il segno di spunta su Controlla e scarica i modelli, invece attiva la funzionalità che, al login a Vault, i modelli della cartella indicata dall’amministratore vengono controllati ed eventualmente scaricati in locale. Questa funzione dà la possibilità di impostare Word, Excel o Powerpoint (ma non solo) in modo che leggano la cartella nell’area di lavoro di Vault come cartella dei modelli personali; così facendo si potranno iniziare nuovi file partendo dai modelli centralizzati inVault.

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Versioni

  2012 2013 2014
Copia Proprietà
Controlla area di lavoro
Nuovo da template  
Aggiornamento templates in locale  
Opzioni
Opzioni Utente

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